Cuando un empleador considera tener pruebas  que demuestran que un trabajador suyo incurrió en una falta que justifica la aplicación de una sanción disciplinaria o  justa causa para terminarle el contrato sin derecho a indemnización, no es suficiente que se le entregue una carta dando las razones de esta decisión. El empleador tiene la obligación de llevar a cabo una diligencia de descargos con el objeto de que el trabajador tenga la oportunidad de explicarse o defenderse frente a la presunta falta o  justa causa. Las justas causas para terminar un contrato laboral se encuentran en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo. La audiencia de descargos se encuentra  en el artículo 115 del CST modificado por el artículo 10 del decreto 2351/65, mas no establece este artículo el procedimiento de dicha diligencia, por tanto se aplica entonces la Analogía del Derecho. La Sentencia C-299 de 1998 de la Corte Constitucional, con fundamento en el artículo 29 de la Constitución Nacional, otorgó al trabajador la posibilidad de ejercer el derecho de defensa frente al empleador, antes de que se lleve a cabo la decisión de terminar o no el contrato de trabajo. Entonces el empleador tiene la obligación de darle al trabajador la oportunidad de defenderse de las imputaciones que se hacen en su contra. Este procedimiento está establecido en el convenio 158 de la OIT, ratificado por Colombia y que hace parte del bloque de constitucionalidad. En esta audiencia se necesita que se den unas condiciones específicas para que pueda llevarse a cabo el objetivo de ésta. Es por esto que el empleador no puede negarle la asistencia de un abogado o de dos representantes del sindicato en su toma de descargos, si el trabajador lo desea y también el derecho de aportar pruebas que sustenten su defensa. Es necesario mencionar también que el empleador debe proveerse de pruebas suficientes que sustenten que el trabajador actuó de manera culposa y que su actuación puede ser imputable como justa causa de Terminación de Contrato.

PROCEDIMIENTO PARA CITAR A DILIGENCIA DE CARGOS Y DESCARGOS
Primero. El empleador deba notificarle los motivos por los que se le está citando a dicha audiencia anexando las pruebas con la que se fundamentan los cargos. Notificación que debe realizarse por lo menos 24 horas antes de la fecha de dicha diligencia, con el fin de que el trabajador tenga tiempo para reunir las evidencias y preparar su defensa.
Segundo. Debe existir inmediatez entre la falta cometida y la citación a la diligencia, el procedimiento de descargos no se da sino por faltas inmediatas que haya realizado el trabajador. Busca este principio de inmediatez tener claridad sobre los hechos que motivaron la diligencia, debe existir un tiempo razonable entre el conocimiento por parte del patrono de la falta cometida y la citación a descargos no debe transcurrir más de 24 horas.
Tercero. Debe informarse al trabajador en la mencionada citación el derecho que tiene a ser asistido por dos testigos o por dos miembros del sindicato al que el trabajador se encuentre afiliado o que tenga presencia en la empresa. Si el trabajador lo desea puede hacerse asistir de un Abogado y la Empresa está en el deber de permitir su presencia.
Cuarto. Existir plena prueba de la comisión de la falta endilgada al trabajador y que esté incurrió en culpa o dolo. Relación o nexo causal entre la falta cometida y el efecto producido.

EL PROCESO EN UNA DILIGENCIA DE CARGOS Y DESCARGOS
-Debe constar por escrito por lo cual se debe levantar un acta en el mismo lugar y hora de la diligencia, donde se consignara de manera fiel todo lo que se diga en la misma.
-El acta debe iniciarse consignando la ciudad, la fecha e identificar plenamente las personas que participaran en la diligencia con sus cargos.
-La diligencia deberá versar sobre los hechos por lo cual es citado a la diligencia y que están consignados en la carta de citación.
-Las preguntas deben ser claras, concisas, precisas y sobre los hechos de la citación.
-El trabajador tiene derecho a asesorarse de sus representantes o su Abogado antes de responder la pregunta formulada.
-El trabajador tiene el derecho a guardar silencio y no autoincriminarse, también a presentar y pedir pruebas y que las mismas hagan parte de la diligencia.
-Los representantes del sindicato tienen derecho a coadyuvar en la defensa del trabajador y sus intervenciones deberán consignarse en el acta al igual que las pruebas que alleguen a la diligencia
-El empleador o sus representantes no podrán consignar en el acta sus opiniones personales o sus juicios sobre el asunto.
-Al final de la  diligencia debe quedar consignado la hora de terminación de la misma y será firmada por todos los que participaron en la misma y se entregara de manera inmediata una copia al trabajador y otra a los miembros del sindicato.
-Solo se podrá interrumpir o suspender la diligencia por causas que verdaderamente lo justifiquen como por ejemplo la práctica de una prueba solicitada, la corroboración de unos hechos manifestados durante la misma y dichas razones de suspensión quedara consignada en el acta al igual que la fecha en que se reanudara que debe ser en un tiempo razonable.

DE LA DECISIÓN DE LA EMPRESA.
-Surtida en su totalidad la etapa de la diligencia, la empresa debe proferir su decisión en un tiempo razonable que a nuestro juicio no debe acceder  de 3 días.
-La decisión empresarial sobre los hechos deberá ser notificada al trabajador y a la organización sindical por escrito, tanto si es para aplicarle una sanción o el despido o si por el contrario se le exonera de dolo o culpa.

Por último, es necesario recordar que la diligencia de descargos es un proceso que busca la defensa del trabajador para que sea escuchado antes de terminar su contrato o de aplicarse una sanción; si el trabajador no asiste a esta entonces se puede presumir que no quiere defenderse y dar por cierto los hechos planteados por el empleador.
Una buena diligencia descargos es la principal prueba que tiene el trabajador en un proceso judicial en caso de ser despedido por el patrono por supuesta justa causa sin haber existido la misma, ya que esta  le da claridad al juez sobre lo que realmente sucedió y es plena prueba por estar suscrita por las partes.

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